Secretaria: todo lo que necesitas saber sobre esta profesión

Encontrar una carrera que te brinde estabilidad y oportunidades de crecimiento puede ser un desafío, especialmente cuando aún no tienes claro qué camino seguir. 

Tal vez buscas un empleo con buena proyección laboral, donde puedas aplicar tus habilidades organizativas y mejorar constantemente. O quizás te interesa un puesto dinámico, en el que cada día tengas nuevas tareas y retos por resolver.

Si te identificas con esta situación, el rol de secretaria puede ser justo lo que necesitas.

A lo largo de este artículo, descubrirás en qué consiste este trabajo, cuáles son sus funciones, qué habilidades necesitas desarrollar y qué pasos seguir para avanzar en tu carrera.

¿Qué es una secretaria?

Si alguna vez has entrado a una oficina y te han recibido con amabilidad mientras gestionan llamadas, correos y reuniones al mismo tiempo, es probable que hayas interactuado con una secretaria. 

Una secretaria es la persona que mantiene el orden y la organización en una oficina. Es el punto de conexión entre diferentes áreas, asegurándose de que la comunicación fluya y que cada detalle esté bajo control.

Gracias a su dedicación y habilidades, las empresas e instituciones pueden operar de manera estructurada y eficaz.

¿En qué tipo de empresas necesitan más secretarías y en qué departamentos trabajan?

Al considerar una carrera como secretaria, es importante que sepas en qué tipo de empresas podrías encontrar más oportunidades laborales y en qué departamentos te desempeñarías.

Las secretarias son requeridas en casi todas las empresas, pero hay sectores en los que la demanda es particularmente alta. Por ejemplo, las grandes corporaciones, las oficinas gubernamentales, las consultoras, las instituciones educativas, hospitales, y bufetes de abogados.

En cuanto a los departamentos, las secretarias suelen trabajar en áreas como:

• Dirección general, apoyando a los altos directivos.
• Recursos humanos, gestionando entrevistas y documentación.
• Finanzas, organizando reportes y reuniones.
• Marketing y ventas, coordinando eventos y clientes.

Como ves, las oportunidades laborales para una secretaria son amplias y diversas. Ahora que sabes dónde podrías trabajar, pasemos a un punto fundamental: las funciones que desempeñarás en estos entornos.

¿Cuáles son las funciones de una secretaria?

Aunque sus funciones pueden variar según el sector y el departamento, estas son algunas de las más comunes:

• Gestión de agendas y reuniones: Coordina citas, organiza reuniones y se asegura de que todo esté programado correctamente.
• Atención de llamadas y correos: Responde consultas, filtra información y mantiene una comunicación fluida dentro y fuera de la empresa.
• Recepción de visitantes: Da la bienvenida a clientes o proveedores y los dirige a las personas adecuadas.
• Manejo de documentos: Organiza archivos, redacta informes y mantiene registros actualizados.
• Coordinación de eventos y viajes: Gestiona reservas, compra boletos y planifica la logística de viajes de negocios.

Dependiendo de la empresa, también puede encargarse de tareas administrativas más específicas, como elaborar reportes financieros o gestionar pagos. 

Si te resulta interesante este tipo de trabajo, tal vez te estés preguntando cuánto podrías ganar como secretaria. 

Salario de una secretaria

El salario de una secretaria depende de varios factores como el país, la experiencia y el sector donde te desempeñas. En algunos casos, la remuneración es mayor cuando se requiere un nivel alto de conocimientos en herramientas digitales o manejo de varios idiomas.

Con el fin de proporcionarte una visión más completa, consulta la siguiente tabla que contiene los salarios promedio en diferentes países:

Es importante recordar que estos valores son referenciales y pueden variar en función del sector, el nivel de especialización y la ubicación dentro del país.

Si te interesa conocer ofertas de trabajo en este campo, consulta estas vacantes de secretaria según el país en el que te encuentras. Recuerda revisar regularmente los portales de empleo mencionados para mantenerte al tanto de nuevas oportunidades y postularte a las ofertas que mejor se adapten a tu perfil.

Ahora bien, ¿sabías que un secretario, un asistente administrativo y un asistente ejecutivo no desempeñan exactamente el mismo rol? 

Diferencias entre una secretaria, asistente administrativo y asistente ejecutivo

Aunque los roles de secretaria, asistente administrativo y asistente ejecutivo pueden parecer similares, cada uno tiene funciones y niveles de responsabilidad distintos dentro de una empresa.

Para que lo veas más claro, aquí tienes una tabla con las principales diferencias:

Si estás considerando una carrera como secretaria, es importante que conozcas estas diferencias para definir tu camino profesional. 

Este puesto es una excelente opción para quienes disfrutan de la organización y la comunicación, y puede servir como base para ascender a cargos con mayores responsabilidades.

¿Qué necesita estudiar una secretaria o qué habilidades necesita desarrollar?

Para convertirte en secretaría, no siempre es necesario tener un título universitario, pero sí es fundamental contar con una formación adecuada y desarrollar ciertas habilidades que te ayuden a desempeñar el trabajo de manera eficiente. 

Muchas secretarias inician su camino con estudios técnicos en administración, asistencia ejecutiva o gestión empresarial.

Además de la formación, hay habilidades clave que toda secretaria debe desarrollar para ser verdaderamente eficiente. Estas incluyen:

• Organización: Para gestionar agendas y documentos de manera fluida.
• Comunicación efectiva: Esencial para interactuar con clientes y equipos de forma clara y profesional.
• Manejo de herramientas digitales: Como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), sistemas de gestión de proyectos o CRM.
• Atención al detalle: Garantiza que la información sea precisa y confiable.
• Adaptabilidad: Necesaria para gestionar múltiples tareas a la vez, debido a la naturaleza dinámica del trabajo.

Si además tienes conocimientos en idiomas, especialmente inglés, ampliarás tus oportunidades laborales y podrás aspirar a mejores puestos dentro del sector administrativo.

Para fortalecer tu perfil y aumentar tus oportunidades laborales, puedes revisar este programa de capacitación para secretarias de Edutin Academy, donde aprenderás las herramientas esenciales para desempeñarte en este rol con mayor confianza.

¿Cómo hacer un curriculum para aplicar a un cargo de secretaria?

Contar con las habilidades y conocimientos adecuados es el primer paso, pero para acceder a un empleo como secretaria también necesitas un currículum bien estructurado. Este documento es tu carta de presentación y debe reflejar de manera clara y organizada tu formación, experiencia y habilidades.

Al postularte como secretaria, asegúrate de resaltar tu experiencia en la gestión de documentos, atención a clientes, coordinación de reuniones y manejo de herramientas administrativas. 

También es importante destacar tus habilidades organizativas, tu capacidad para trabajar bajo presión y los programas que dominas, como Microsoft Office, Google Workspace o software de gestión empresarial. 

Un currículum bien elaborado no solo muestra tu preparación, sino que también demuestra que posees las cualidades necesarias para desempeñar el cargo con eficiencia.

¿A qué cargos puede ascender una secretaria o cuál es su proyección de carrera laboral?

Ahora bien, ¿qué sigue después de tener un empleo como secretaria? 

Este rol no solo te permite entrar al mundo laboral, sino que también puede abrirte puertas a nuevas oportunidades de crecimiento dentro de la empresa.

Uno de los caminos más comunes es avanzar hacia el puesto de asistente administrativo. Por otro lado, si sigues desarrollando habilidades en gestión empresarial y toma de decisiones, puedes optar por ser asistente ejecutivo.

Además, si te especializas en un área específica, como recursos humanos, contabilidad o gestión de proyectos, puedes acceder a puestos como coordinadora administrativa o jefe de oficina. La clave para el crecimiento profesional está en la capacitación continua y en asumir nuevos desafíos dentro de la empresa.

Si quieres avanzar en tu carrera como secretaria, es esencial contar con una estrategia de formación que fortalezca tus habilidades y te prepare para asumir nuevos desafíos.

Para apoyarte en este proceso, te recomendamos este programa de capacitación de proyección laboral para secretarias. Con este recurso, podrás desarrollar competencias clave, planificar tu desarrollo profesional y aumentar tus oportunidades de crecimiento dentro del ámbito administrativo.

Conclusión

Elegir una carrera es una decisión importante, y el trabajo de secretaria puede ser una excelente opción si disfrutas la organización, la comunicación y el trabajo en equipo. 

Más allá de ser un puesto administrativo, esta profesión te abre las puertas a nuevas oportunidades y te permite desarrollarte en distintas áreas dentro de una empresa.

Si decides seguir este camino, recuerda que la capacitación continua es clave para avanzar en tu carrera. Con el tiempo, podrás especializarte y acceder a puestos con mayores responsabilidades. 

Ten presente que tienes a tu disposición un programa de capacitación en proyección laboral para secretarias, diseñado para ayudarte a fortalecer tus habilidades y prepararte para crecer profesionalmente. Con el aprendizaje adecuado, estarás más cerca de alcanzar tus objetivos y destacar en el mundo laboral.