Saber qué hace una secretaria puede ayudarte a tomar una decisión más clara si estás buscando tu primer empleo o explorando opciones para comenzar tu vida profesional.
Tal vez has escuchado del cargo, pero no tienes del todo claro en qué consiste, qué se espera de alguien en ese rol o si realmente tiene futuro.
En este artículo descubrirás qué hace una secretaria, las habilidades que requiere, el salario promedio y cómo puedes desarrollarte profesionalmente en esta carrera.
Si estás evaluando tus opciones o te preguntas si este camino es para ti, aquí encontrarás todo lo que necesitas saber para tomar una decisión con más claridad.
Tabla de Contenidos
- ¿Qué es una secretaria?
- ¿Qué hace una secretaria?
- Tipos de secretarias
- ¿Dónde trabaja una secretaria?
- Estudios y habilidades que debe tener una secretaria
- Salario de una secretaria
- Diferencias entre secretaria, asistente administrativo y asistente ejecutivo
- Cómo hacer un currículum efectivo para aplicar a un cargo de secretaria
- ¿Qué sigue después de ser secretaria?
- ¿Es la carrera de secretaria la mejor opción para ti?
¿Qué es una secretaria?
Una secretaria es una profesional que se encarga de gestionar tareas relevantes para que una oficina funcione sin contratiempos. Aunque muchas veces se le asocia con recibir llamadas o agendar citas, su papel es mucho más amplio.
Se trata de una figura de apoyo esencial para jefes, equipos y clientes. Su trabajo permite mantener el orden, facilitar la comunicación y asegurar que los procesos administrativos no se detengan.
En otras palabras, es la base operativa que asegura la continuidad de las tareas diarias de una organización.
¿Qué hace una secretaria?
Ahora bien, las funciones de una secretaria pueden variar según el tipo de empresa o el área en que se desempeña, estas son algunas de las responsabilidades más comunes:
- Atender llamadas, correos y visitas: filtra la información que llega a la oficina, responde dudas básicas o redirige a las personas correctas. Es el primer contacto con el mundo exterior.
- Gestionar reuniones, agendas y viajes: se encarga de que los horarios se cumplan, de que no haya citas duplicadas y de que todo esté listo para cada encuentro o viaje de trabajo.
- Redactar documentos, informes o memorandos: muchas veces escribe correos importantes, actas de reuniones, cartas oficiales o reportes internos. Por eso, la buena redacción es clave.
- Manejar archivos físicos y digitales: documentos, contratos, facturas, historiales… todo debe estar bien clasificado y fácil de encontrar cuando alguien lo necesite.
- Apoyar en la gestión de pagos, facturas o pedidos internos: algunas secretarias también ayudan con tareas contables o logísticas, como dar seguimiento a pagos pendientes o hacer pedidos de papelería.
- Coordinar la comunicación entre diferentes áreas o personas: cuando alguien necesita hablar con otro departamento, la secretaria muchas veces es quien organiza ese puente de comunicación.
Tipos de secretarias
Dado que las funciones pueden variar, también existen diferentes tipos de secretarias, cada una adaptada a un entorno particular.
Aquí es donde puedes empezar a pensar cuál de estas áreas se alinea más con tus intereses:
- Secretaria ejecutiva: Trabaja directamente con altos cargos (gerentes, directores), manejando información confidencial y tomando decisiones operativas.
- Secretaria médica: Especializada en clínicas y hospitales, gestiona historiales médicos, citas y facturación.
- Secretaria jurídica: Apoya en bufetes de abogados, organizando expedientes, citaciones y documentos legales.
- Secretaria académica: Encargada de la administración en colegios, universidades o instituciones educativas, llevando registros académicos y atención a estudiantes y padres.
Aunque cada tipo de secretaria requiere ciertas habilidades específicas, todas comparten algo en común: organización, comunicación efectiva y responsabilidad.
Así que si te interesa esta profesión, también puedes pensar en cuál de estos entornos te sentirías más cómodo trabajando.
¿Dónde trabaja una secretaria?
Más allá de los entornos específicos según su especialización, una secretaria puede trabajar en empresas grandes o pequeñas, startups, fundaciones, organismos públicos o hasta en consultorías privadas.
También puede integrarse en áreas como recursos humanos, finanzas, atención al cliente o logística, dependiendo de las necesidades del equipo al que apoye.
Lo interesante es que este rol no se limita a un solo espacio: una secretaria puede colaborar en oficinas centrales, en espacios compartidos, desde casa o incluso en entornos dinámicos como eventos o ferias comerciales.
Estudios y habilidades que debe tener una secretaria
Para ser secretaria no necesitas una carrera universitaria, pero sí es importante contar con estudios técnicos o cursos en áreas como asistencia administrativa, secretariado ejecutivo o gestión de oficina.
Además de la formación, hay ciertas habilidades blandas y técnicas que marcan la diferencia, entre ellas:
- Manejo de herramientas como Word, Excel y sistemas de agenda digital.
- Buena ortografía y redacción.
- Discreción y responsabilidad.
- Capacidad de organización.
- Excelente comunicación interpersonal.
Si además tienes conocimientos en idiomas, especialmente inglés, ampliarás tus oportunidades laborales y podrás aspirar a mejores puestos dentro del sector administrativo.
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Salario de una secretaria
El salario de una secretaria depende de varios factores como el país, la experiencia y el sector donde te desempeñas. En algunos casos, la remuneración es mayor cuando se requiere un nivel alto de conocimientos en herramientas digitales o manejo de varios idiomas.
Con el fin de proporcionar una visión más completa, consulta la siguiente tabla que contiene los salarios promedio en diferentes países:
Estos valores son aproximados y pueden cambiar dependiendo de la región, el tipo de empresa y las habilidades específicas que tengas.
Para conocer oportunidades reales en tu país, consulta las vacantes disponibles para secretarias en tu país. Así podrás tener una mejor idea de lo que busca el mercado y qué condiciones están ofreciendo actualmente.
Diferencias entre secretaria, asistente administrativo y asistente ejecutivo
Aunque los roles de secretaria, asistente administrativo y asistente ejecutivo pueden parecer similares, cada uno tiene funciones y niveles de responsabilidad distintos dentro de una empresa.
Para que lo veas más claro, aquí tienes una tabla comparativa con las principales diferencias:
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Cómo hacer un currículum efectivo para aplicar a un cargo de secretaria
Para hacer un currículum efectivo como secretaria, lo primero es destacar tu experiencia administrativa de forma clara y enfocada.
No se trata solo de listar empleos anteriores, sino de mostrar qué aportaste en cada uno: ¿mejoraste la organización de agendas?, ¿implementaste un nuevo sistema de archivos?, ¿optimizaste la atención al cliente?
Usa verbos de acción y cifras cuando puedas (por ejemplo: “coordiné la agenda de tres gerentes, reduciendo tiempos de espera en un 30%”). Esto demuestra tu capacidad para generar resultados concretos, algo muy valorado en este rol.
Además, dedica una sección a tus habilidades, pero no pongas una lista genérica. En su lugar, adapta lo que sabes hacer al perfil que busca la empresa. Por ejemplo, si el cargo requiere uso de CRM o herramientas colaborativas como Trello o Notion, menciónalas.
Si dominas otro idioma o tienes formación adicional (como en atención al cliente o digitalización de documentos), inclúyelo sin dudar.
Aquí tienes una plantilla de currículum en formato Harvard que te puede ahorrar tiempo y ayudarte a presentarte de forma profesional ante los reclutadores.
¿Qué sigue después de ser secretaria?
Una secretaria puede avanzar hacia roles como asistente administrativo. Pero, si sigues desarrollando habilidades en gestión empresarial y toma de decisiones, puedes optar por ser asistente ejecutivo.
Además, si te especializas en un área específica, como recursos humanos, contabilidad o gestión de proyectos, puedes acceder a puestos como coordinadora administrativa o jefe de oficina.
La clave para el crecimiento profesional está en la capacitación continua y en asumir nuevos desafíos dentro de la empresa.
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¿Es la carrera de secretaria la mejor opción para ti?
Ahora que conoces las funciones de una secretaria, podrás evaluar con mayor claridad si este perfil profesional se ajusta a lo que estás buscando.
Si te atrae un rol donde puedas organizar, apoyar y ser parte clave del funcionamiento de una empresa, entonces esta carrera puede ser una excelente opción. Además, es una profesión que te permite empezar pronto en el mundo laboral y seguir creciendo a medida que desarrollas nuevas habilidades.
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